Rechercher des données dans Excel (2)

Quel est le meilleur choix pour rechercher des données dans Excel ? La question ici posée est de savoir comment extraire des informations situées dans des tableaux différents afin de faire une nouvelle analyse. A ce sujet,  envisageons la combinaison de deux fonctions : la fonction SOMME.ENS.SI et la fonction RECHERCHEV.

Voyons cet exemple où le problème est de récupérer des données dans deux tableaux ci-joints pour connaître le montant total des ventes par région.

Excel données initiales

1ère étape : Recherche de données dans Excel : on veut savoir à quelle division appartient chacun des représentants

Pour commencer, on crée une colonne supplémentaire en colonne E appelé Région. A partir des informations du 2ème tableau (Représentant/Région), on veut faire correspondre le nom du représentant (colonne B) à sa zone commerciale (colonne E). C’est dans cette optique que l’on utilise alors la fonction RECHERCHEV.

Principe

La fonction RECHERCHEV se réfère à la colonne la plus gauche du tableau pour trouver de l’information dans les autres parties du tableau

Syntaxe de la fonction RECHERCHEV : RECHERCHEV (valeur_cherchée ; table_matrice ; no_index_colonne ; [(valeur_proche)]

– rechercheV (valeur_cherchée; table_matrice;no_index_col;[valeur_proche])
– valeur_cherchée : qui est-ce que l’on recherche
– table_matrice : c’est le tableau où se trouve ce que l’on recherche
– no_index_colonne  : on compte le numéro de colonne où se trouve l’info recherchée
– valeur_proche : on choisit FAUX parce que l’on souhaite une valeur exacte ou on tape 0

Application

Tout d’abord, on tape la fonction RECHERCHEV dans la cellule E2 :

– valeur cherchée : le nom du représentant en B2
– table matrice : le 2ème tableau : G2-H5. On tape sur la touche F4 pour avoir les valeurs absolues du tableau
– no_index_colonne : 2 : car l’information recherchée se situe dans la 2ème colonne du 2ème tableau
– valeur_proche : 0 : car on recherche une valeur exacte
=RECHERCHEV (B2 ; $G$2 : $H$5 ;2 ; FAUX) dans la cellule E2

Ensuite, on double clique en bas à droite sur la cellule E2 : un signe + apparaît alors, ce qui permet de remplir la colonne E.

Excel fonction recherche

2ème étape : recherche de données dans Excel : on veut savoir quel est le montant des ventes de chaque zone

Autrement dit, l’objectif ici est de renseigner le tableau n°3. Ainsi, pour se faire on va utiliser la fonction SOMME.SI. ENS

Principe

Syntaxe de la fonction :  SOMME.SI.ENS (plage_somme ; plage_critère1 ; critère1 ; …)

– plage_somme : quelles sont les valeurs qui sont additionnées
– plage_critère1 : où se trouve l’information recherchée dans le tableau initial
– critère 1 : quel est le critère concerné par la somme en question

Application

Pour commencer, on tape la fonction SOMME.ENS.SI dans la cellule K2 :

– plage_somme : on sélectionne le montant des ventes : D2-D7, puis on tape F4 pour obtenir des valeurs absolues.
– plage_critères1 : on sélectionne les zones commerciales : E2-E17. De même, on tape sur la touche F4 pour avoir les valeurs absolues du tableau.
– critère1 : dans le tableau à renseigner, c’est la zone Nord en J2.
=SOMME.SI.ENS ($D$2 : $D$17 ; $E$2 : $E$17 ; J2) dans la cellule K2

Excel fonction recherche

Puis, on double clique en bas à droite sur la cellule J2 : un signe + apparaît alors, ce qui permet de remplir la colonne J.

Conclusion

Désormais, la création d’un nouveau tableau permet de calculer le montant des ventes par région, et ce, à partir des deux tableaux initiaux. On peut alors vérifier le montant des ventes de deux manières différentes pour s’assurer que le résultat obtenu est correct.

Excel cqfd

Par conséquent, il suffit d’appliquer la fonction SOMME dans le tableau n°1 : somme (A2 : A17) dans la cellule D20 et dans le tableau n°3 : somme (K2 : K5) dans la cellule K7. CQFD.

 

Pour en savoir plus qur la question : comment rechercher des données dans Excel, voir : https://www.mf-expertise.com/comment-rechercher-des-donnees-sur-excel-partie-1/

 

Françoise R.

Françoise R.

Passionnée de finance d'entreprise et de management, je partage avec vous des nouvelles et des contenus thématiques autour du management financier. Si vous avez envie de partager votre avis après avoir lu ce post, n'hésitez pas à laisser un commentaire.

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